Kế hoạch Chuyển trụ sở cơ quan Sở Tài chính đến trụ sở mới Trung tâm Hành chính tỉnh

Thực hiện chủ trương của UBND tỉnh về việc di chuyển trụ sở làm việc của một số cơ quan và Trung tâm hành chính mới của tỉnh. Sở Tài chính xây dựng Kế hoạch tổ chức di chuyển trụ sở tới Trung tâm hành chính mới của tỉnh, như sau:

Mục đích

Xây dựng kế hoạch vận chuyển chi tiết các trang thiết bị, máy móc văn phòng cần thiết và tài liệu hồ sơ tại trụ sở cũ đến lắp đặt tại trụ sở mới phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo sở, công tác chuyên môn đảm bảo đúng thời gian quy định, tôn trọng thiết kế và công năng sử dụng các phòng làm việc của trụ sở mới.

Yêu cầu

- Vận chuyển đầy đủ trang thiết bị, máy móc văn phòng cần thiết và lắp đặt xong tại trụ sở mới với thời gian nhanh nhất và đảm bảo đúng thời gian quy định.

- Không làm ảnh hưởng, gián đoạn đến việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan.

- Vận chuyển và lắp đặt trang thiết bị văn phòng, vận chuyển hồ sơ, tài liệu đảm bảo an toàn, nhanh chóng, tiết kiệm, khoa học.

- Huy động tối đa nhân lực của cơ quan tham gia hỗ trợ tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị văn phòng.

- Thuê phương tiện vận chuyển, nhà cung cấp chuyên nghiệp tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị phức tạp.

 Thời gian, địa điểm di chuyển

- Thời gian, lịch di chuyển cụ thể của từng phòng: Sau khi có ý kiến của UBND tỉnh, Văn phòng sở tham mưu trình Lãnh đạo sở có văn bản thông báo.

- Địa điểm: Tầng 5 tòa nhà 9 tầng Trung tâm hành chính tỉnh.

Trang thiết bị, hồ sơ tài liệu vận chuyển, lắp đặt

Trang thiết bị, bàn ghế làm việc, bàn ghế uống nước, tủ đựng tài liệu, hồ sơ, tài liệu, vật tư khác các phòng chuyên môn thuộc sở và phòng làm việc của Lãnh đạo sở, các phòng họp, Hội trường…

Thành phần tham gia vận chuyển, lắp đặt

- Cán bộ, công chức, người lao động các phòng thuộc Sở Tài chính chịu trách nhiệm giao tài sản của phòng mình tại cơ quan (trụ sở cũ) cho đơn vị vận chuyển và tiếp nhận tài sản, tài liệu tại phòng làm việc của trụ sở làm việc mới.

- Phương tiện vận chuyển (thuê 02 xe ô tô tải loại trung, gầm thấp đảm bảo vận chuyển trang thiết bị lên, xuống dễ dàng); lao động thuê tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị, máy móc phức tạp (thuê 01 đơn vị tháo dỡ, lắp đặt các phòng làm việc của Lãnh đạo sở;các phòng chuyên môn; phòng họp; hội trường; phòng photo; văn thư).

Phân công nhiệm vụ

Lãnh đạo sở

- Đồng chí Lê Hồng Chương, Giám đốc Sở: Chỉ đạo chung kế hoạch chuyển trụ sở cơ quan.

- Đồng chí Nguyễn Tuấn Anh; đồng chí Hà Thị Ngọc Yến - Phó Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn diện công tác tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị, tài liệu. Chỉ đạo lập danh mục chi tiết trang thiết bị hỏng không sử dụng được, đề xuất thanh lý, hủy.

Lãnh đạo các phòng

- Chỉ đạo chuyên viên thuộc phòng sắp xếp, đóng gói hồ sơ tài liệu, toàn bộ tài sản công cụ, dụng cụ thuộc phòng quản lý chuyển tới phòng làm việc mới theo đúng lịch di chuyển.

- Phân công công chức, người lao động trong phòng phối hợp với Văn phòng sở và bộ phận vận chuyển để tham gia vận chuyển, lắp đặt trang thiết bị trong phòng làm việc cho đến khi hoàn thành.

- Cử cán bộ tham gia vào việc vận chuyển chung của cơ quan, hỗ trợ công tác lắp đặt trang thiết bị phòng làm việc Lãnh đạo sở; Hội trường; Phòng họp cơ quan  (theo đề xuất của Văn phòng sở).

Công tác chuẩn bị trước khi tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt

Các phòng chuyên môn

a) Rà soát, thống kê, tổng hợp trang thiết bị, giao cho phòng quản lý, sử dụng: Máy tính, bàn ghế làm việc, tủ đựng tài liệu, điện thoại bàn, bàn ghế uống nước, quạt điện, bình đun nước, ….:

- Với trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, hồ sơ đang sử dụng cần thiết: Lập danh sách vận chuyển sang trụ sở mới; dán tên chuyên viên lên trang thiết bị, hộp đựng hồ sơ.

- Với trang thiết bị hỏng, không sử dụng được: Lập danh sách chi tiết, đề xuất thanh lý, hủy.

b) Sàng lọc, sắp xếp hồ sơ, tài liệu gửi lưu trữ; đóng gói hồ sơ, tài liệu cần thiết vận chuyển sang phòng làm việc mới.

c) Phân công chi tiết lãnh đạo phòng, công chức vận chuyển trang thiết bị, bàn ghế, máy móc, hồ sơ, tài liệu của phòng sang trụ sở mới.

d) Khảo sát các phòng làm việc tại trụ sở mới; đề xuất sơ đồ bố trí phòng làm việc của các phòng chuyên môn, kho lưu trữ tài liệu của cơ quan.

e) Di chuyển hệ thống công nghệ thông tin trụ sở làm việc sở Tài chính: Thực hiện theo Kế hoạch số 10/KH-STC ngày 12/02/2020 của sở Tài chính.

Văn phòng Sở:

a) Xin ý kiến của Giám đốc về thời gian di chuyển, trang trí phòng họp để thực hiện.

b) Chỉ đạo các bộ phận rà soát, thống kê, tổng hợp lập danh mục chi tiết trang thiết bị, tài liệu các phòng họp, phòng làm việc hiện tại của Lãnh đạo sở, phòng chuyên môn để tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt hoặc lên phương án đề nghị hủy, thanh lý theo quy định (bàn, ghế, tủ đựng tài liệu, quạt, trang thiết bị văn phòng …).

c) Thống kê, tổng hợp, xin ý kiến Lãnh đạo sở vận chuyển một số cây cảnh đặt tại trụ sở mới.

d) Phối hợp với các đơn vị viễn thông: VNPT… lên phương án vận chuyển, kết nối các đường truyền internet, điện thoại, các phần mềm và thương thảo tham mưu Lãnh đạo sở ký hợp đồng thuê bao như hiện trạng Sở Tài chính đang thuê bao, kết nối sử dụng.

e) Tổng hợp, đề xuất, hợp đồng nhà cung cấp dịch vụ làm vách ngăn một số phòng làm việc.

g) Thuê nhân công kĩ thuật và xe ô tô vận chuyển:

- Tháo dỡ, lắp đặt bàn ghế, tủ đựng tài liệu, trang thiết bị khác tại phòng làm việc của Lãnh đạo sở, các phòng họp, các phòng chuyên môn, phòng văn thư, giá lưu trữ tài liệu cơ quan.

- Tháo dỡ, lắp đặt màn hình tivi, loa,…phòng họp, hội thảo.

h) Mua sắm một số trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm thiết yếu bổ sung, làm vách ngăn một số phòng làm việc; ký kết hợp đồng thuê bao đường truyền internet, điện thoại, họp trực tuyến (nếu có).

i) Lắp đặt máy lọc nước.

k) Giao lái xe cơ quan phối hợp hỗ trợ vận chuyển hồ sơ, tài liệu khi có chỉ đạo của Lãnh đạo sở yêu cầu.

m) Lập dự toán kinh phí:

- Thuê nhân công tháo dỡ, lắp đặt và xe ô tô vận chuyển bàn ghế, tủ đựng tài liệu, trang thiết bị khác tại phòng làm việc của Lãnh đạo sở, phòng chuyên môn, các phòng họp, phòng văn thư, lưu trữ, giá lưu trữ tài liệu cơ quan.

- Mua sắm một số trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm thiết yếu bổ sung, trang trí phòng họp; hội trường…; các chi phí khác theo đúng quy định hiện hành.

- Các chi phí khác.

Phòng Quản lý ngân sách: Thực hiện các nội dung tại điểm 5.1 - mục 5 của Kế hoạch này và và nội dung di chuyển hệ thống công nghệ thông tin theo Kế hoạch số 10/KH-STC ngày 12/02/2020 của sở Tài chính.

Tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt

Thứ tự ưu tiên

- Phòng làm việc của Lãnh đạo sở;

- Các phòng họp; hội trường.

- Phòng làm việc các phòng thuộc sở theo lịch di chuyển.

Sau khi vận chuyển, lắp đặt xong

Các phòng chuyên môn

Rà soát, sắp xếp trang thiết bị cho phù hợp, khoa học, ổn định.

Đề xuất mua sắm bổ sung các vật dụng cấp thiết (nếu có).

Văn phòng Sở

Rà soát, sắp xếp trang thiết bị phòng họp, hội trường phù hợp, khoa học, ổn định.

Đề xuất mua sắm bổ sung các vật dụng cấp thiết của các phòng chuyên môn, phòng làm việc của Lãnh đạo sở, phòng họp; tổng hợp danh mục mua sắm vật dụng cấp thiết cho Sở (nếu có); xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo sở.

Thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ; thanh quyết toán kinh phí thuê dịch vụ, mua sắm bổ sung theo quy định; thực hiện thanh lý tài sản, công cụ dụng cụ hết khấu hao, không còn nhu cầu sử dụng theo quy định.

Phối hợp với cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu hoàn thiện hồ sơ thủ tục tiếp nhận văn phòng mới; giao trụ sở cũ cho bảo vệ trông coi, quản lý cho đến khi có quyết định bàn giao cho đơn vị khác.

Nội dung chi tiết Kế hoạch xem tại đây