Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tại các đơn vị kế toán theo luật kế toán

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tại các đơn vị kế toán là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các đơn vị kế toán. Đây cũng là yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị kế toán và được quy định tại Luật Kế toán của Quốc hội và các nghị định, thông tư hướng dẫn.

Trong thời gian qua, khuôn khổ pháp lý liên quan đến lĩnh vực kế toán, công tác bảo quản, lưu trữ tài kế toán tại các đơn vị kế toán đã được quan tâm và thực hiện tốt hơn nhằm phục vụ công tác quyết toán, cung cấp thông tin cho các cơ quản quản lý

Nguyên tắc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Theo Luật Kế toán, tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính (BCTC), báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán. Theo quy định hiện hành (Điều 8, Nghị định số 174/2016/ NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán), loại tài liệu kế toán phải lưu trữ như: Chứng từ kế toán, Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; BCTC; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách; các tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (DN) hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước...

Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán cần xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là DN siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ DNNVV thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

Nơi lưu trữ tài liệu kế toán

Thực tế thời gian qua, vẫn còn tình trạng tài liệu kế toán của các cơ quan hành chính, sự nghiệp và DN bị mất cắp hoặc hư hỏng, không phục vụ được yêu cầu cung cấp tài liệu, thông tin của cơ quan quản lý (công an, thuế...), mà nguyên nhân chính là do chưa có sự quan tâm đúng mức đối với việc lưu trữ tài liệu kế toán.

Để việc lưu trữ tài liệu kế toán được an toàn, không bị mất cắp, hư hỏng thì nơi lưu trữ tài liệu kế toán phải được các đơn vị kế toán quan tâm hàng đầu. Theo quy định hiện hành, tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện việc lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Đối với tài liệu kế toán của DN có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của DN nước ngoài hoạt động tại Việt Nam được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc, thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại Việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, hoặc các dự án kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định, hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án. Tài liệu kế toán của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình DN hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới, hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình DN, hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định...

Thời hạn lưu trữ tài liệu

Theo Luật Kế toán, về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán, phải lưu trữ ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán: (gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC); Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ kế toán và BCTC năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Nhằm hướng dẫn các quy định này của Luật Kế toán, Điều 12, Điều 13 và Điều 14, Nghị định số 174/2016/ NĐ-CP đã chi tiết hóa các nội dung này, cụ thể:

- Những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm: Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán); Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC; Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 12 mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

- Những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm: Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC; Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư (tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C)...

- Những tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn: Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn, gồm: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Một số vấn đề về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tại các đơn vị kế toán

Công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán tại các đơn vị kế toán là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các đơn vị kế toán. Thời gian qua, công tác này đã được các cơ quan đơn vị thuộc Nhà nước, các DNNN, DN tư nhân thực hiện tương đối tốt, nhằm phục vụ công tác quyết toán, cung cấp thông tin cho các cơ quản quản lý. Tuy nhiên, để việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán hiệu quả, thuận lợi theo đúng quy định của pháp luật và tránh bị xử phạt, cần chú ý một số vấn đề sau:

Thứ nhất, đối với tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử

Lưu trữ tài liệu kế toán trên các phương tiện điện tử là một trong những điểm mới của pháp luật về kế toán trước xu thế bùng nổ công nghệ thông tin và cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động mạnh mẽ đến công tác kế toán.

Theo quy định hiện hành, việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu trong thời hạn lưu trữ. Các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp) nếu lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử, thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Việc in ra giấy chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và các tài liệu kế toán khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định. Các đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Bên cạnh đó, khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử hay không. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thứ hai, đối với vấn đề tiêu hủy tài liệu kế toán

Ngoại trừ các tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn thì sẽ có những loại tài liệu sau khi hết thời hạn lưu trữ 5 hoặc 10 năm sẽ được luật pháp cho phép hủy. Theo đó, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên.

Tuy nhiên, trước khi tiến hành công tác này, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định. Hội đồng có trách nhiệm tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Cần lưu ý rằng, “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Thứ ba, các mức phạt với hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán không đúng theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt theo Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập. Bảng 1 cho thấy, hiện nay các mức phạt đối với hành vi vi phạm trong bảo quan, lưu trữ tài liệu kế toán khá nghiêm khắc. Nhờ đó, thời gian qua đã góp phần răn đe các hành vi vi phạm, giúp các đơn vị kế toán thực hiện tốt hơn các quy định của pháp luật về công tác này.